Standards für mehr Nutzen
Die Privatklinikgruppe Hirslanden vereinheitlicht schrittweise die Zutrittskontrolle ihrer Spitäler und Praxiszentren.
gun. Die Hirslanden-Gruppe umfasst 17 Kliniken, viele davon mit einem ambulanten Chirurgiezentrum und einer Notfallstation, und betreibt vier ambulante Praxiszentren sowie 16 Radiologie- und vier Radiotherapieinstitute. Sie ist damit das grösste medizinische Netzwerk der Schweiz. «Mit der Zentralisierungsstrategie unseres Unternehmens führen wir standardisierte Prozesse ein. Davon ist auch die Zutrittskontrolle betroffen», erklärt Ivan Gattlen, Leiter Nachhaltigkeit, Energie und Gebäudetechnik bei der Hirslanden-Gruppe. «In unseren Kliniken ist momentan ein Mix von Zutrittssystemen installiert. Da in drei unserer Häuser Investitionsbedarf bestand, weil die Systeme veraltet waren, haben wir uns mit der Frage auseinandergesetzt, wie ein einheitliches Zutrittssystem aussehen könnte.»Zu den zentralen Vorgaben der Umstellung zählten eine effizientere Verwaltung, bessere Lenkung der Personen und höhere Sicherheit. «Unser Ziel ist es, dass 80 Prozent unserer Mitarbeiter keinen mechanischen Schlüssel mehr benötigen», schildert Gattlen. Das führt direkt zu einer einfacheren Schlüsselverwaltung, einer gezielteren Vergabe von Zutrittsrechten und zum Wegfall der Unsicherheit bei Schlüsselverlusten. Darüber hinaus erreicht die Klinikgruppe mit der Standardisierung einen Mehrwert durch die Möglichkeit von Multiapplikation auf der Zutrittskarte. So ist es jetzt möglich, mit dem Badge nicht nur Türen zu öffnen, sondern auch in der Cafeteria bargeldlos zu bezahlen, Druckaufträge abzuholen («Follow me printing») und das Parkplatzmanagement der Mitarbeiter zu steuern. In einigen Häusern ist obendrein die Zeiterfassung integriert.
Die Vereinheitlichung führt ferner zu einer Prozessoptimierung. Hier sticht insbesondere die Stammdatenverwaltung hervor: Mitarbeiterdaten werden in Zukunft nur noch einmal in SAP erfasst und dann über einen HR-Sync ins Zutrittsmanagementsystem eingespielt. Das ist eine deutliche Verbesserung zur vorherigen Situation, in der die Daten pro Klinik in bis zu vier unterschiedliche Systeme separat eingegeben werden mussten.
Umfassende Analyse
Um zu einer homogenen Zutrittslösung zu gelangen, haben die Verantwortlichen zunächst die Bestandssysteme auf ihre Funktionen, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit hin analysiert. Ein wichtiger Aspekt war dabei die Zufriedenheit der Kollegen mit der praktischen Nutzung. Ausserdem haben Vertreter von Hirslanden Referenzanlagen besucht, um sich über Herangehensweisen und Erfahrungen anderer Unternehmen zu informieren. In der Folge wurden ausgewählte Hersteller zu Einzelgesprächen eingeladen, um die Anforderungen und Lösungsvorschläge zu diskutieren und einen Überblick über die Kosten und mögliche Umsetzungsszenarien zu erhalten.
«Wir haben uns letztlich für die Zutrittskontrolle von Salto Systems entschieden. Ausschlaggebend waren für uns die Flexibilität des Salto Virtual Networks, das der virtuellen Vernetzung der kabellosen Türkomponenten dient, die Vielfalt der Schnittstellen, welche die geforderte Multiapplikation und angedachte Integrationen mit Drittsystemen ermöglicht, das Lizenzmodell der Managementsoftware, bei dem wir nur für zusätzliche Funktionen, aber nicht für zusätzliche Türen und Aktualisierungen bezahlen, und die sehr kompetente Begleitung durch die Ansprechpartner beim Hersteller», erläutert Gattlen.
Definition der Grundausstattung
Nachdem der Anbieter gefunden war, arbeitete Hirslanden einen Rahmenvertrag aus, der die Grundausstattung der Kliniken allgemein definiert. Zu den zentralen Festlegungen gehören die Technologie auf dem Badge (Mifare DESFire EV1) und die Komponenten (elektronische Beschläge und Zylinder, Wandleser und Steuerungen, elektronische Spindschlösser, Managementsoftware und Identmedien). Zusätzlich bestimmt der Rahmenvertrag, welche Zutrittspunkte online verkabelt sind, z.B. Aussentüren und Zufahrten, und welche offline vernetzt werden sollen. Die Vereinbarung enthält auch, welche Bereiche die Zutrittskontrolle einbeziehen soll. Dazu zählen u.a. sensible Klinikbereiche (z. B. OP und Geburtenabteilung), Apotheke, IT-Räume, Technikräume, Medikamentenschränke, Büros, Lager, Parkplatzzufahrten und eingemietete Praxen von Belegärzten. Hinzu kommen die Garderobenschränke der Mitarbeiter und bestimmte Möbelfächer.
Im Rahmenvertrag geht es um die generellen Einsatz- und Installationsmöglichkeiten. Die Vereinbarung wurde zusammen mit Salto in einem Workshop erarbeitet. Ausserdem haben sich die Verantwortlichen bestehende Installationen des Herstellers in anderen Spitälern angesehen, um Anregungen für die praktische Umsetzung zu erhalten.
Der Rahmenvertrag gilt heute als Vorlage für neue Zutrittsanlagen in allen Kliniken und ambulanten Praxiszentren sowie im Corporate Office der Hirslanden-Gruppe. Die Realisierung erfolgt jeweils klinikspezifisch. Jedes Haus ist anders, weshalb Anpassungen und Ausprägungen pro Klinik vorgenommen werden. Auch Einzellösungen sind möglich. So wurde beispielweise die Ausgabe von gewaschener Dienstkleidung in der AndreasKlinik Cham ZG mit in die Zutrittskontrolle eingebunden. Das wird jetzt auch in anderen Häusern des Unternehmens nachgefragt.
Positive Effekte
Die Hirslanden-Gruppe setzt den Rahmenvertrag schrittweise um, immer dann, wenn Zutrittssysteme in den jeweiligen Spitälern einer Aktualisierung bedürfen. «Wir erkennen aber in den mit der Salto-Lösung ausgestatteten Häusern schon jetzt positive Effekte. Zum Beispiel dauert die Badgeerstellung nur noch zwei bis drei Minuten mit einer involvierten Person, statt wie zuvor sieben bis acht Minuten mit zwei Personen. Das heisst, die Administration ist einfacher, und wir sparen Personal, das andere Aufgaben übernehmen kann», freut sich Gattlen. Überdies wird in den bereits ausgerüsteten Häusern der Missbrauch von Garagen erkannt, was die Überbelegung von Parkplätzen vermeiden hilft. Das kommt Besuchern und Mietern zugute und unterstützt die Einhaltung von Brandschutzmassnahmen. Und dank der integrierten Türüberwachung mit Alarmaufschaltung ist auch der Sicherheitsdienst immer über den aktuellen Zustand der wichtigsten Türen im Bild.
«Wenn man Skaleneffekte nutzen will, muss man Standards setzen. Das haben wir mit der Festlegung von Technologien, Produkten und Prozessen getan», resümiert Ivan Gattlen.
